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引用元:weheartit.com

【就活】内定承諾メールの書き方、電話対応の仕方

就活もいよいよ内定まできました。内定通知を受け取ったら、次にやることは内定承諾書への記入・内定承諾メールの送信・入社受諾の電話です。承諾書の添状には何を書いたら良いのか?内定承諾メールの件名や本文は?入社受諾の電話ではどのように対応すればよいのか?それぞれのシチュエーションに合わせて、例文で書き方などを説明しています。
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様々な企業を回って就職活動した方も、1社のみを受けていたという方も、内定を手にしたら次にやるのは内定承諾です。
内定承諾書(メール)の送り方や書き方をしっかり理解していますか?多くの就活生は内定がゴールという気分でしょうが、多くの学生の中からあなたを選んだ企業へ無礼無いよう、もらった内定を承諾した旨を伝える必要があります。内定承諾書(メール)の添状、メール件名や本文、電話で伝える内容などわからないことがたくさんあるかと思います。それらについて解決できるよう内定承諾書(メール)の送り方、書き方についてまとめました。

内定承諾書、内定承諾メールとは?

内定承諾書(内定承諾メール)と言われても、まだまだ就職活動を続けていたり、これから内定をもらう予定の人もいるとは思いますが、いつかは手にする内定のために内定承諾書(内定承諾メール)については知っておいて損はありません。

内定承諾書(内定承諾メール)とは、就職活動で受けた会社からもらった”内定”を”承諾”する意思があるかどうかを、確認するためのものです。内定がゴールになるのではなく、内定をもらって、それを承諾したことで企業側も内定者として正式に進めていくことになります。この意思確認というのは、承諾書という書面での契約のような形を意味します。承諾メールの場合は、メールの返信をもって意思表示します。
もちろん多くの就活生はこの承諾書(承諾メール)が送られてきても、サインはせずに他の会社を受け続けていることもあります。第一希望の会社から承諾依頼が来た場合には、早めに承諾しましょう。

「承諾する」というのは書面やメールでの契約のような形と書きましたが、契約と聞くと重たく感じますよね。
何を契約するかと言うと、
●正当な理由がない限り、内定辞退はしない
●提出している履歴書や書類に虚偽の記述があった場合、健康上の理由で働けない場合、企業側から内定を無しにできる
というような内容が一般的です。

上記のように、あなたからは正当な理由がないと内定辞退はできず、企業側は虚偽や健康上の理由がない場合は入社することを約束しますよ、という内容になってます。
多くの会社を受けて、複数の会社から内定をもらったとしてもこの内定承諾書(内定承諾メール)で承諾していなければ内定としての契約は適用されませんので、内定を辞退することも可能です。
しかし、「一度承諾書を書いたのに、本命の会社で内定が出てしまってそっちに行きたい」というようなこともよくあります。この場合、承諾書という契約上できないと思われるかと思いますが、内定承諾書には法的効力が無いと言われております。後々学校などに迷惑がかからないよう、承諾した後に辞退する際はしっかりと会社に誠意を示しながらお詫びするようにしましょう。

内定承諾書の書き方

内定を承諾する場合、企業からまず内定通知がきます。その際、紙として内定承諾書が届く場合とメールでの内定通知があります。会社によってこの内定通知や承諾方法が異なりますので、内定をもらった会社に合わせて対応するようにしましょう。

内定承諾書の添状(添え状)って?

内定承諾書の添状というのは、イメージとしては御礼状のようなものです。実際に社会人になって働き始めるとわかることですが、書類の郵送やFAXを送る場合に何を誰に送ったかを明記した送付状(お礼状)を付けるのが一般的です。
内容としては上記の送付状(お礼状)と変わりありませんが、学生で初めての内定承諾書を送付する際には馴染みが無いと思いますので困りますよね。もちろん中には添え状も無い承諾書のみの送付というのもありますが、内定を受ける会社でそれは避けるべきです。

社会人として一般的なマナーである添え状です。しかも、何枚もレポートや感想文を書いてくれというものでもありません。たった1枚の添え状を付けるか付けないかというのは、受取手には誠意ややる気というのが伝わってしまうものです。

添状(添え状)の書き方、作成方法

内定承諾書の添え状を用意するとなると、手書きかパソコンで書くか悩まれる方が多いと思います。ここの判断は難しいところですが、無難なのは手書きでしっかりと書く事です。
内定承諾書の添え状は、社会人が一般的に送っている送付状とは異なり、内定をもらった事への御礼が主目的です。御礼を書いた文章を受け取った時、それがパソコンで書いて印刷されたものか、手書きで書いたものか、どちらが印象が良いのか想像してみればわかるかと思います。

内定への感謝を添え状に込めて書きますが、せっかくの添え状で失敗してしまっては元も子もありません。手書きで添え状を作成する時に注意しておいたほうが良い点をまとめました。ちょっとした失敗で逆に印象を悪くしてしまわないようにしっかりと理解して作成してください。

  • 敬語や二重敬語には気をつけて(言葉遣い)
    社会人としての言葉遣いを意識しすぎてしまい、二重敬語になってしまったり、そもそもの日本語が間違っているというようなことが無いようにしてください。敬語や二重敬語などの部分で言葉遣いが心配な人、自信がない人は下に書く例文を参考に書くようにしてください。
  • 誤字脱字が無いように
    手書きはパソコンと比較すると、誤字脱字が見つけにくいため、書いたものをしっかり見直すようにしましょう。最近は特に手書きで書くケースが少ないと思いますので、漢字や送り仮名なども間違いないように下書きを考えてから進めるようにしてください。

添状の文章例

添状の役割は上記の通り、内定への御礼がメインです。そして、送付状としての役割もあり、何の書類を何部送ったのか記載します。以下がそのまま使える例文です。

—–

株式会社○○(会社名)○○部(部署名)○○様(担当者名)

拝啓
時下ますますご清栄のことと、心よりお慶び申し上げます。
先日はお忙しい中、面接をしていただき、誠にありがとうございました。
この度は、内定のご通知を頂きまして、心より感謝いたしております。
4月から新入社員として貴社で働かせていただけることを思うと身の引き締まる思いです。
今後ともご指導のほど、宜しくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、書中をもちましてお礼を申し上げます。
敬具

添付の内容:(記載例 内定承諾書1部)
日付
自分の名前

以上
—–

基本的には上記の流れが一般的です。感謝の表現の部分や抱負の部分については、なるべく1~2行で収まるようにまとめて記載するようにしましょう。
手書きではなく、パソコンで上記の内容を作成する場合は、送付状や添状などのテンプレートを探してみるといいかもしれません。正式な文章なので縦書きのほうがいいのか?という疑問もあるかと思いますが、基本的には先方の送付状の形式に合わせてしまって問題ありません。

内定承諾書を送る封筒について

内定承諾書の添状の次に疑問が多いのが、封筒についてです。
封筒は基本白の封筒を選ぶようにしてください。また、サイズはA4サイズが折らずに入る封筒にすると良いでしょう。間違っても、折ったら入るから大丈夫!みたいな学生気分はやめておきましょう。
会社によっては内定承諾書を送ってきた中に返信用封筒が同封されていることがあります。返信用封筒をもらえた場合は、それをそのまま使って問題ありません。

ただ、返信用封筒を使用する際に注意すべきことがあります。封筒の宛名部分に企業名が印字されていた場合は、「株式会社○○ 人事部 行」の最後についている「行」を二重線で消してください。
そしてその部分に「御中」を書きましょう。同じように、宛名が担当者名で終わっていたら「行」を二重線で消して、「様」を書きましょう。

書類を送る時、クリアファイルに挟んで送るとさらに好印象だと思います。雨に濡れても大丈夫ですし、書類がまとまっているためです。このような気遣いができると素敵ですね。

内定(入社)承諾メールの書き方、送り方

最近ではメールでの内定承諾というのも一般的ですが、書面よりも少し砕けた印象になるメールで失礼が無いように内定承諾を伝えられるようにしましょう。

内定承諾、入社承諾メールの件名

多くの人が内定承諾メールで最初つまずくのが、メールの件名です。人事の担当者の方が最初に目にするのはこの件名ですので、間違っていたり変な内容は避けたいですよね。

件名は感謝を伝える件名か、わかりやすさを重視したシンプルなものか、どちらかがいいでしょう。
シンプルな件名であれば、「内定承諾の件」「入社受諾の件」という内容で問題ありません。
感謝を伝える件名であれば、「内定をいただきありがとうございます」というような件名で伝わります。このどちらかを選択されるのが無難です。

内定承諾、入社承諾メールの本文

件名が決まったら、次は本文ですね。本文は言葉遣い(敬語など)や誤字脱字などには気をつけましょう。以下の内容が本文の参考文章です。

—–
株式会社○○
○○様

学校名 学部名の名前です。

この度は、内定を頂戴しありがとうございます。
大変嬉しく、光栄に思っております。
さて、貴社よりご指示がございました内定承諾の件ですが、
謹んで受諾させていただきます。

入社まで分からない事が多くあるかと存じますが、
今後ともご指導の程、宜しくお願いいたします。
—–

この本文内容を参考にしながら、御礼や嬉しい気持ちを伝えられれば問題ないかと思います。

電話で内定承諾する場合

書面での内定承諾、内定通知メールから内定承諾メールというのと同じように、電話で返答するように会社から言われることもあります。
電話で内定を承諾する場合、書面などと違い形に残るものではないため、担当者とのコミュニケーションを重視してしっかり会話するようにしてください。ただ、会話を重視しすぎて本題を伝えられないのは良くありませんので、最初に以下のように内定承諾を伝えるようにしてください。

「内定を頂いております、○○大学の○○(名前)と申します。先日は内定のご連絡を頂きありがとうございました。本日、御社からの内定のお話をありがたく受けさせていただきたいと思い、お電話いたしました。入社まで分からない事が多くあるかと思いますが、今後ともご指導をよろしくお願いいたします。」

まとめ

ここまで内定通知に合わせた内定承諾(入社受諾)についてまとめてみましたが、いかがだったでしょうか?特に就活生は、これまで学生として企業の面接などで対話してきましたが、内定承諾はその会社に入ることを決めたことを意味しています。そのため、もうその企業の一員として、社会人として対応できるのか見られてしまうポイントでもあります。

言葉遣い、敬語などは相手を不愉快にさせないための心遣いです。書類を送る時には、クリアファイルに入れてあった方が良いか、どのような言い回しで感謝を伝えた方が良いか、など相手に不愉快な思いをさせず、むしろ気がきくと思われるくらいの対応をしたいものですね。