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引用元:weheartit.com

【内定辞退】メール?電話?手紙?どうすればいい??

「内定をもらえたけど、違う会社に行きたいから内定辞退をしたい」など色々な理由で辞退をしなければならないこともあります。内定辞退の連絡が気まずいし嫌だからメールで済ませたい。電話での辞退連絡は色々聞かれて面倒だから避けたい。いつまでに辞退しておく必要があるのか。どのように、いつまでに内定辞退の連絡をすべきかまとめました。
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就職活動を続けていくと、最初の内定が出た時は頑張った甲斐があったり、自分がその会社から必要とされたりとっても嬉しく、安心できますよね。
ただ、複数の会社から内定をもらうというケースも多くあります。また、希望の会社1社だけ内定もらえたから良いと思っていたけど、内定後話を聞いていたら思っていた会社と違った。というようなことも多く聞きます。

そのような場合、内定辞退をしなければならなくなります。あなたを欲しいと思ったから内定を出しているわけですから、それを辞退するということは気持ちのいいものではありませんよね。
その「内定辞退」を少しでも失礼無いようにするためには、どうすればいいか?また、いつまでに辞退しなければならないのでしょうか?

内定を出した企業側の気持ちを考える

大小いろいろな会社がありますが、その会社の1つから内定を出してもらったわけです。基本的には新卒採用を行っている会社であれば、「内定辞退」される可能性や割合は理解しているものです。「内定を辞退させていただきたい」と言われることには正直慣れているものです。
ただ、採用活動というのには多くの人と時間、お金をかけてやっているという認識は持っておくべきだと思います。
すでに他社で内定承諾をしようと考えている段階になると、辞退する会社のことなんてどうでもよくなるという学生を多く見かけますが、内定辞退をしっかり伝えられる責任感を持つことは、社会人として当たり前のことです。自分で選んで受けた会社で、内定が出たのに断るのですから、必ず連絡して辞退する旨を伝えるようにしましょう。

内定辞退理由について

「内定を辞退させていただきます。」と伝えるとたいてい聞かれるのが、「辞退理由は何でしょうか?」という質問です。
よく返答で使われるのは、実家の問題・家族の健康・自分の健康や進路変更についてです。他の会社に入社する意向であれば、変に隠さず伝えることをオススメします。辞退するからと投げやりにならず、しっかりと対話するようにしてください。入る会社名を聞かれることも多いと思いますが、その会社に何かできるわけではありませんので、できる限り正直に話しましょう。

社会人になるとわかりますが、電話口での嘘や動揺は伝わってしまうものです。ですから、できる限り正直に自分で決めたことを伝えた方が変な矛盾なく伝わりやすいです。

内定辞退を伝える

面談、面接、採用テストなどを経て内定を出してもらいましたが、残念ながら辞退を選択する場合、辞退を伝えるのは気分的に良いものではないですよね。
少なからず多くのエントリー応募者から選んでもらったのですから、嫌な気分になりますよね。内定辞退はどのように伝えることが良いのでしょうか?

メールで内定辞退を伝える

ひと昔前であれば、「ありえない!」と一蹴されてしまっていたでしょうが、メールで内定辞退を伝えるというのも業種によっては一般的になってきています。
特にIT業界などで採用(人事)用のアドレスなどであれば、そこにメールをしても構わないと思います。ただし、就活にあたってお世話になった方がいる場合や、しっかりコミュニケーションを取った方が良い会社の場合は、メールではなく電話にすべきなのは言うまでもありませんよね。

電話で内定辞退を伝える

一般的に内定辞退する場合、電話でのコミュニケーションが一番速いですし、失礼なく済むと思います。連絡する先は、採用部署の担当者に連絡するようにしましょう。その際、学校名と氏名をしっかり伝えるようにしてください。

まず大切なのは、内定をくれたことへの感謝を伝えるようにしましょう。そして申し訳ないけど辞退させていただく、ということです。以下が電話で伝える内容の一例です。

「”学校名”の”氏名”と申します。御社より内定をいただき誠に感謝しております。せっかくいただいた内定ではございますが、やりたい方向と適性を何度も考えた結果、 別の企業にお世話になることを決意いたしました。そのため内定を辞退させていただきたいと思います。」

別の会社に行くことを決めた、と伝えると「どこの会社ですか?」と聞かれることが多いです。この際、会社名を答える義務はありませんので、伝える伝えないはどちらでも問題ありません。

手紙で内定辞退を伝える

手紙で内定辞退を伝える際は、基本手書きがマナーです。また、白地の紙に縦書きで書くようにしましょう。また、手紙を送付後に電話で辞退のお詫びしておくと良いでしょう。以下が手紙で内定辞退を送る場合の文章例です。

——

拝啓

内定辞退先の会社名
部署名
担当者名 様

この度は、内定をいただきありがとうございました。
せっかくいただいた内定ではございますが、適正や自分の将来進みたい方向を考えた結果、 
別の企業にお世話になることを決意いたしました。

担当者名 様はじめ貴社採用ご担当の方々には、大変お世話になり誠に有難うございました。 
このようなご返事で本当に申し訳ございません。
最後になりましたが、貴社のますますのご発展並びにご多幸を心よりお祈り申し上げます。  

敬具

自分の氏名
学校名・学部名 
住所
電話番号

——

いつまで内定辞退をする必要があるか?

内定辞退を伝える時期ですが、原則としては辞退を決めたタイミングですぐに伝えるようにしましょう。企業側はあなたが辞退することによって、再募集などを進めていかなければなりません。伝えるのが遅くなればなるほど迷惑がかかってしまうことになることは理解しておくべきだと思います。
内定辞退のデッドラインですが、民法を基に考えると雇用契約開始日(入社日)の2週間前になります。入社日直前での辞退というのもありますが、企業によっては一度入社として”自己都合”での退職扱いにするケースもあります。
2週間前であれば民法に守られていますので、上記のようなケースにはなりません。

まとめ

自分で選んだ会社を受けて、めでたく内定をもらえたものの、「やっぱり辞退したい。」と思った方向けに内定辞退についてまとめてみましたがいかがだったでしょうか?
内定を辞退して辞退した会社と同業界に行くことを決めてる人は特に注意が必要です。社会人になるとわかりますが、本当に世間は狭いものです。いつかしっぺ返しが待っていないように、誠意が伝わるように辞退はしておいて損はないです。